リモートワークに必要なITツール

実は私のリモートワーク歴は10年以上になる。

私が勤めている会社は若手のうちはタイムカードで打刻するというルールがあるものの、主任以上になると打刻する必要がなくなる。
そもそも全国出張で飛びまわる仕事のため、打刻という制度が意味をなさないのだ。

そんなわけで会社で仕事をするというスタイルよりも、移動中の電車や飛行機、出張先のカフェ、自宅で仕事をする時間が圧倒的に多いわけで、かなり早いうちからリモートワークを取り入れていた。

リモートワークって何？

最近よく耳にするリモートワークという言葉ですが、そもそもどういう意味なのか？

the Cambridge Business English Dictionaryによると、

a situation in which an employee works mainly from home and communicates with the company by email and telephone

「従業員が主に自宅から電子メールや電話を使ってから仕事をする状況」

また、ロングマンビジネス辞典では、

when people working for a company work from their homes, using a computer which is connected to the computer system in an office

「オフィスのコンピュータシステムに接続されたコンピュータを使用して自宅で仕事をすること」

つまり、従業員が主に自宅からITを活用して仕事をすることを指すようである。

どのようなTIツールを活用しているのか？

色々なツールがあるが、今回は主に私が使っているものを紹介したいと思います。

１．Web会議ソフト

このツールはオフィスにいなくても、顔を合わせて会話ができるツール。

社内会議だけでなく、お客様など外部の方との打ち合わせもWEB会議ツールを使って行うことが増えている。

電話会議というのも以前からあったが、やはり顔が見えないということで、相手の細かな表情の変化や雰囲気がわからないということで、うちの会社ではなかなか浸透しなかったし、実際に私も積極的に取り入れることはなかった。

一方カメラを使ったWeb会議は急速に浸透しつつあるし、私も半分以上のミーティングはWeb会議だ。

福岡や神戸など遠隔のお客さんも以前は出張で伺っていたが、今は自宅やオフィスでWeb会議をしているが、全く問題ないうえに、余計な移動時間もないし、ミーティングもコンパクトに収まって効率良くなっている。

いくつか使っているものを紹介します。

Google ハングアウト

Googleが提供しているチャットアプリ。
テキストベースのチャットや画像の送信はもちろんのこと、音声通話やビデオ通話も簡単にできる。
メールソフトはgmailを使っているため、メールの最中にチャットしたい時などはそのまま同じ画面でチャットができるし、ちょっと顔見て話がしたい時などもワンクリックでビデオ通話ができてしまう。
スマホ用のアプリをダウンロードすれば、PC、スマホ、タブレットどの端末でも使うことができるし、チャット履歴なども同期される。

Skype

世界中で3億人以上の人が使っているというエストニア発祥のチャットアプリ。
2011年マイクロソフトにより85億ドルで買収されている。
知名度も高くユーザー数も多いのだか、ダウンロードが必要。
最近大幅なインターフェースの変更があったが、私にはいまいち使いこなせず、現状はオンライン英会話で使うにとどまる。

ZOOMミーティング

最近一番使っているオンライン会議システム。
音質・画質ともに群を抜いており、また配信状況も安定しているため、wifi環境のない場所や電波の弱いところでも利用しやすい。
500名まで同時につなげることができるとうたっているだけに、10人程度の同時ミーティングであれば全く支障がなくきれいにつながる。

画面共有も画面いっぱい使ってキレイに見せることができるし、ホワイトボード機能もあるためiPadのペンシル機能を使えば手書きも共有できてしまう。

ブレークアウトルームという機能を使えば、10名を5名、5名の小グループに分けてミーティングをすることもできたりと、多様な会議体を展開することができる。

私はプロアカウントを毎月10ドルで利用しているが、無料でも40分まで連続利用ができる。
また月50ドル支払えばwebiner機能もついており、これがあればオンラインセミナーも簡単にできてしまう。
※webinerに関してはまた別の記事で書きたいと思います。

そのほか、appear.inやchatwork Live、facetimeなども試したが、主に利用しているのは上記の3つであり、特に今一番使っているのは3つ目のzoom。

ただこの手のツールはアップデート次第で使い勝手が格段によくなるので、今後も色々と試して使っていきたいと思う。

２．クラウド型ファイル共有ソフト

もう紙はなくしたい。
カバンは重くなるし、なくなるし、ゴミになる。
特に、郵送したり、手渡したりという時間に縛られる行為自体がなくなってしまえばいいと思っている。

そこで使っているのが、データをインターネット上のファイルに入れて共有するソフト。
別々の場所にいても同じファイルを除けば、瞬間で資料共有ができる。
相手に共有したい資料をPDF化してPC上でフォルダに入れるだけ。
封入して切手貼ってポストに出して、という手間が一切いらない。

Box

会社で使用を推奨されているソフト。
セキュリティレベルが高いことと、アカウントの一括管理ができるからだという。
検索機能が弱いので使い方を工夫しないと資料が迷子になりやすいのだが、外部との資料共有という点では非常に役に立っている。
無料で利用できるのも良い。

Googleドライブ

個人的には好き。
GmailやGoogleカレンダー、スプレッドシートを多く利用しているため、同期したり検索が連動しているGoogleドライブは使い勝手が良い。
無料で15GBまで利用でき、写真や文章、音楽や動画も保存することができる。
Boxでもできるのだが、ファイルをほかのユーザーに共有したり、共同編集するための招待が送れたり。

メールで重たいファイルを送るためにファイル便を使う必要もなし！
ただフォルダのURLを共有するだけだから、とってもラクチン！

そのほか、drop boxなんかも使っていましたが、今は上記2つですね。

あんまりツールを増やしすぎると整理ができなくなってしまうのと、Boxは会社が推奨していることもあり、BoxとGoogleドライブを連携させながら使っています。

あとは、チャットワークはマスト。

最近はメールよりもチャットワークでのやり取りが増えてきている。
この使い方についてもまた今度共有できればと思っています。

リモートワーク歴10年を超えますが、ITの進化のおかげでますます、どこにいてもいつでも仕事ができるようになっているし、より効率的になっていく！

ぜひ皆さんのリモートワーク術も教えてくださると嬉しいです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。