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働き方改革を邪魔する悪しき会議の撲滅方法

そんな会議のために人の大切な時間奪わないでよー(´∩`。)グスン

働き方改革を進めていくうえで、残念な会議ほど改革の足を引っ張るものはないと実感しています。

就業時間内で終わらせる!ということをスローガンに、ただでさえ時間がないのに、その貴重な時間を、「そんなくだらないことのために召集しないでよーo(TヘTo) 」と思わざるを得ないことが多発している。

最近遭遇した困った会議を紹介したいと思います。

 

働き方改革を邪魔する残念な会議

先日の会議の内容を振り返る会議

月1回、プロジェクトの進捗を報告して社長にレビューしてもらうという会議がある。
全員が参加できる会議ではないが、共有したい内容が多いため、議事録も全部残している。
つまり、参加しなくても読めばわかる、状況にしている。

なのに、だ。

「あの会議の内容をもう一度うちの部署のメンバーにフィードバックする会議をしてくれないか?」

と、社長レビューに参加していた一人から依頼を受けた。

その時点で、??となったのだが、とはいえまさか同じ内容を聞かれることはないよね、とそのMTGに臨んだわけだが、、、

Aくん「今、〇〇の進捗ってどうなってるんですか?」
私「あ、それこの前の議事録に書いてある」
Aくん「今後、どういう展開にしていくんですか?」
私「え、それも議事録のここに書いてある」
Aくん「・・・」
私「・・・」

私「これ、いったいなんのMTGなの・・・?」
Aくん「すみません、上長に状況確認するように言われて・・・」

もう、私はそれを聞いてカッチィーンo(*≧д≦)oである。

私「いやいや、君のところの上長毎回参加してるよね。
なんのために参加してるの?聞いてないなら参加しなくていいし、なんなら君が出たら?」

このMTG以降、打合せをしたいと聞かれたら、「何決める?」もしくは「アジェンダ先に共有してね」と事前に確認するようにしている。

 

お給料高そうな人が集められている会議

全社挙げてのプロジェクトに関する会議が、月1回こちらも行われている。
グループの各役員の皆様が一堂に会す会議だ。

テーマが多岐に渡るため、それぞれの担当から(と言っても20人くらい参加している中で3,4人くらい)報告をするというもの。

1時間で3つ、4つのテーマが行われるため、議論する時間も十分にない。
結局、報告だけで十分な議論がされないまま、持ち越しとなるケースも多い。

また、偉い人たちがたくさん集まるということで、資料もそれなりに時間をかけて作りこんでいる。
にも拘わらず、時間が足りないので「その資料は見ておいてください」となる。
それで見られるのならばいいのだが、結局それもノールックだ。

ああ、あの人の目の下に住むクマさんが今日もまた大きく育ってしまっている・・・。
(あの人とは・・・多くの場合、プロジェクトの主担当をしている中間管理職。)

 

やることを決める(P)だけDCAのない会議

PDCAのPばかりやり続ける会議も残念な会議
PDCAのPばかりやり続ける会議も残念な会議

「合宿」と銘打って、来期のアクションプランを決めるという会議を年に2回くらいやっている。
泊りがけで2日間くらいかけて様々なテーマに及ぶアクションプランを決めていくのだが、結果、どれだけのことが実行に移されたのであろう。

もしかしたらアクションプランのいくつかはDoまでされているものもあるだろう。
しかし、checkの場面がないので、その先のActionが行われることはない・・・。

つまり、Pして、Pして、また今年もたくさんの時間と人数を費やしてPして満足して終わってしまうのだ。

それであったら、ひたすらDoし続けるほうがまだましなのではないだろうか。。。

最近ハッカソンという言葉をよく聞くが、Doしないことには、CもAもないし、なんなら会議でPばっかり考えている今の日本だからこそ、最近その存在感が大きくなってきているのだろう。

 

そこに居れば学びがあるでしょ会議

アウトプットがお互いに握れていないと残念な会議に・・・
アウトプットがお互いに握れていないと残念な会議に・・・

人が5人以上集まり、半数が若手を占める会議によくありがちな、そこに居れば学びがあるでしょ的な会議。

人数が多い会議は本来の議題に必ずしも相応しい人だけが招集されているというわけではなく、
「まあこの議題、みんなにも関係なくはないから、とりあえずいてもらった方がいい」という会議。
決して、「いてもらわないと困る、決定ができない」という代物ではない。

だからこそ、若手は自分に関係ないと思いがち。
話の内容も、与えられている情報に非対称があるため、積極的に議論にも入っていけない。
手元にはパソコンがある。
そりゃ、内職に走るわけだ・・。

内職されると、主催者側はイラっとする。
主催者としては議論したい内容を扱っているのに、参加している人の半分が議論に参加してこないので、会議の場自体が寒いものになる。

そして、結局、身のある会議にならず、居ても学びを得られないし、結局良い議論にもならないという両者ともに残念な会議・・・。

と、ここまで書くと、会議はなくした方がいいということにもなりそうだが、
私はそうは思わない。

会議はある意味「デッドライン」の役割にもなる。
「来週このプロジェクトの会議があるから、タスク進めておかなければ!」と行動を促す。
人はデッドラインがないとなかなか動けなかったりもするので、会議はその役割を果たすと思っている。
良い会議を高速回転させることで、プロジェクトの進捗スピードが一気に上がるというのことを、身をもって体験したりもしている。

ということで、最近読んだ本の中に良い会議のヒントがあったので、私の経験も踏まえて共有したいと思います。

 

残念な会議を撲滅する方法

参考にさせていただいたのは、元LINE、現CChannel CEOの森川さんの著書「すべての仕事は10分で終わる」だ。

会議というものはあくまでも大きなゴールを達成するための手段であって、目的ではないはずです。会議した結果、何かしたらアウトプットが生まれてはじめて「仕事」になります
(中略)
会議の目的は、「意見をまとめて結論を出す」ことです。
それに集中しさえすれば、10分で終わらせることも可能です

とのこと。
それでは、いったいどうしたら結論の出せる会議を10分で終わらせることができるのでしょうか??

 

その1、「10分で終わらせる前提で考える」

多くの方は「会議=1時間単位」という固定観念を持っています。
ただこれだと、1時間という「箱」に色々なアジェンダを突っ込んで、その中の1つでも前に進めばといいといった感覚に陥りやすいのです。

確かに、1つの会議を設定するとすると無意識的に60分の枠を取ってしまう。
特に社内会議でいうと、誰も確認なく、勝手にみんなが60分というスケジュールを設定する。

社外の人とのアポイントもそうだ。
なぜか60分単位でのアポイントが暗黙の了解で決まっていく。
この意識を10分に短縮しなければいけないよ、と森川さんは言っているのだ。
確かに、それだけですべての基本が変わってくる。

 

その2.アウトプットを事前に参加者に共有する

会議に臨む段階で、メンバーにその会議で何をしなくてはいけないかというゴールが共有できていないと、参加者の思考をフォーカスあせることができません。

 

その3.何かを決めるときは、先に選択肢を送っておく

自由な議論をしながら何かを決めようと思うと時間がかかります。メニューがないレストランと、メニューが3つしかないレストランでは後者のほうが決断が速いのと同じです。
(中略)
選択肢自体を主催者である私があらかじめ用意して、メールで伝達しておけば、その場では多数決と少しの話し合いで済みます。

その2、その3を読んでハッとしたのは、先に述べた残念な会議である「先日の会議の内容を振り返る会議」と「そこに居れば学びがあるでしょ会議」を体験したから。
その会議がよくなるも悪くなるも、主催者の事前準備次第であり、主催者からアウトプットや選択肢の共有がない会議の場合には、自分から確認すべきなのである。そうしないと、時間を浪費してしまうリスクが高まる。

 

その4.アイデアはその場で考えず事前に考えてきてもらう

その場でアイデア出しをしてもらう会議の場合は、事前に考えてきてもらいます。
宿題を先に出しておけば、参加者が電車に乗っているときやごはんを食べているときでも思考という資源をその会議に向けられるわけですから、絶対に効果的です。
そして、アイデアの発散が終わった段階で、できるだけ早く話を整理して選択肢という形にし、決めてもらいます。

こちらも事前にアウトプットしたい内容を伝えておくということと同様で、先に伝えておくことで考える時間を多くとってもらえるし、考えるというステップを会議では飛ばすことができ効率的である。

 

その5.結論は必ず出す

たとえば、2つのプランのどちらを選ぶかで議論が白熱したとしても、「今日は時間切れなので来週もう1回やりましょうか」ではなく、議論を通じてそれぞれのプランの件材料をしっかり洗い出して「次回までに〇〇さんが裏付けデータを用意する」と決めるとか、「現場レベルでは判断がつかないので上に一旦上げる」とか、仕事が前進する何かしらのアクションを必ず行うことにします。

これもよくあるあるである。
とにかく1回会議をしたら、何か1つでも物事が進むようなアクションを決めてから解散するようにしたい。

 

その6.会議の目的は1つにする

1つの会議にいろいろな意味を持たせようとすることがあります。情報共有をしつつ、顔合わせも兼ねつつ、ブレストもしつつ、何かを決めようという会議だと、参加者の目的意識がマチマチなのでアウトプットが中途半端になりがち。

森川さんは、「決めることが複数あるなら、優先度の高いものから1つずつ確定させていく」と話しているが、これはしっかりと会議をコントロールできる人がいない場合にはなかなか難しいだろうと思う。
どんな参加者の集まりだろうが良い会議にするためには、1つの会議につき1つの目的を原則に開催すべきだと思う。

 

その7.その会議は本当に必要ですか?

アウトプットから逆算すればそもそも会議を設けなくていいケースがあります。
情報共有だけだったらメールで済ますとか、親睦を深めたいならチームディナーに行くとか、目的によって手段が変わるのは当然のことです。

私の勤める会社も全体会議がなくなった。
その会議内容を振り返ってみると、パワーポイントに書かれたまんまの人事や総務からの連絡事項が読み上げられて、それをひたすら聞いているというもの。
そして、それを「聞いている」というのは誤りで、多くの人が内職をしており、聞いてはいないだ・・・。
そんな会議のために東京オフィスから大阪オフィスへ移動している人たちもいた。
時間もだが、交通費もどれだけ無駄になっていたことだろう。

一方で、情報をしっかり聞いていた人たちにとっては、情報を得る場がなくなるということでもある。
情報共有会議をなくす代わりに、クラウド上で情報共有できる場はしっかりと用意していきたい。

森川さんの本は、会議の進め方以外にも、常識と思って無意識に行っている行動を覆すものばかりだ。

働き方改革を目指す人は、ぜひ読んでみられるといいと思います^^

本日も最後まで読んでいただいまして、ありがとうございました。

良かったよという方は、ぜひ「いいね」やコメントをいただけると嬉しいです。